II.1.4) Kurze Beschreibung: Zur effizienten Unterstützung & Steuerung der Prozesse des technischen, infrastrukturellen & kaufmänn. Facility Managements/ Gebäudemanagements soll ein einheitliches, standardisiertes & auf die Belange zugeschnittenes CAFM-System eingeführt werden. II.1.5) Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt.: 2 800 000.00 EUR II.1.6) Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2) Beschreibung II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s) 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code: DE7 Hessen Hauptort der Ausführung: Landesbetrieb Bau und Immobilien Hessen Abraham-Lincoln-Straße 38-42 65189 Wiesbaden II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Der LBIH will zur effizienten Unterstützung & Steuerung der Prozesse des technischen, infrastrukturellen & kaufmännischen Facility Managements/ Gebäudemanagements ein einheitliches, standardisiertes & auf seine Belange zugeschnittenes CAFM-System einführen. Möglichst viele Nutzende sollen ausschließl. darin arbeiten. Es werden ca. 1.200 Beschäftigte mit dem CAFM-System arbeiten. Es sollen keine zusätzlichen Programmierungen für die Einführung nötig werden, sondern Standardprozesse des Systems genutzt werden und Anpassungen im Rahmen von Konfigurationen gelöst werden. Die CAFM-Software wird alle Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sowie alle Gebäude im Bestand in ihrem gesamten Lebenszyklus, von der Planung/Herstellung, Errichtung, Nutzung, Betrieb, Instandhaltung & Modernisierung oder Umnutzung & Weiternutzung bis hin zum Rückbau/Abriss begleiten. Anmietungen werden je nach Vertragslage wie Bestand behandelt. Dazu muss eine einheitliche Datenbasis mit einer redundanzfreien konsistenten & revisionssicheren Datenhaltung mit Verfügbarkeit in Echtzeit sowie Nutzung von Offlinefunktionen zur Verfügung stehen. Die effiziente & effektive prozessuale Unterstützung der Arbeitsabläufe im tägl. Betrieb der Immobilien sowie bei der Umsetzung & Einhaltung von Eigentümer, Betreiber- & Zustandsverantwortung – insb. mit dem Kernbereich der Zustandsverantwortung nach § 79 Abs. 6 HBO- sowie der Rechtskonformität der baurechtlichen Dokumentation von Baumaßnahmen bis zur Betrachtung auf Liegenschaftsebene muss gegeben sein. Im Programm müssen alle Liegenschaften abbildbar sein, die in die Zuständigkeit des LBIH fallen. In der Struktur der Liegenschaften müssen sich unbebaute Grundstücke, alle Gebäude und Gebäudeteile, alle Ebenen (Stockwerke), alle Räume, alle Bauteile bis hin zum Raumbuch sowie alle Technische Anlagen (TGA) und Equipments bis auf Teilstrukturebene ebenso abbilden lassen, sowie Grundstücksflächen, Grünanlagen, Bepflanzung (Baumkataster), Spielplätze, Parkflächen, Sonderflächen (z.B. für Notstromaggregate, Ladesäulen, Brunnen) etc. Die Abbildung des kompletten Grundbuchs in Verbindung zu den jeweiligen Strukturelementen der Liegenschaften muss gegeben sein. Zur Vorbereitung der Implementierung erwartet der LBIH folgende Leistungen: • Konzept zur Durchführung der Implementierung • Migrations- bzw. Datenlade- & -abrufkonzept für die Überführung der Daten aus bestehenden Systemen (wie LRM/ SAP und Morada sowie offene Störmeldungen aus SharePoint der Niederlassung West) • Konzeption, Ausprägung und Umsetzung der verschiedenen Schnittstellen sowie Datenimport- & -exportfunktionen • Berechtigungskonzepte mit Rollen und Rechte für On-Premise- Lösung wie Webabwendung • Unterstützung und Durchführung des Customizings im CAFM • Ausprägung von Geschäftsprozessen im CAFM, zusätzlich mit Hilfefunktion zu einzelnen Prozessschritten • Beratung zu sowie Erstellung des Rollen- und Berechtigungskonzepts • Zielgruppen (Nutzende/ KeyUser/ Administrator:innen) orientiertes Schulungskonzept für alle Niederlassungen und Standorte sowie dessen Durchführung inkl. eines Go-Live-Coaching vor Ort basierend auf Teilmenge des Echtdatenbestands • Anbindung von Dienstleistungs- & Lieferunternehmen an Störmelde-/ Kommunikationsplattform (fachlich/ technisch) gemäß eingereichtem Konzept • Konzeption zur grafischen Datenintegration (dwg/IFC/ RTE, RVT, RFA and RFT files) sowie mind. Bildformate wie jpeg, tiff, bmp, etc. • Sowie weitere Konzepte (siehe Anlage 01_Übersicht der geforderten Konzepte der Leistungsbeschreibung) Nach Prüfung & Wertung der finalen Angebote nach den Ziff. 5.1 – 5.4 der Ausschreibungsbestimmungen wird eine verifizierende Teststellung mit dem bestplatzierten Angebot durchgeführt. Die Teststellung ist mit dem angebotenen Personal durchzuführen. Gegenstand der verifizierenden Teststellung sind -Client-/Nutzeranbindung -Integration von Standardsoftware -Responsive Design -Abbildung verschiedener Abläufe (Die ausführliche Beschreibung der Teststellung ist Ziffer 5.5 der Ausschreibungsbestimmungen zu entnehmen) II.2.5) Zuschlagskriterien Die nachstehenden Kriterien Qualitätskriterium – Name: Konzept / Gewichtung: 40,00 Qualitätskriterium – Name: Qualifikation / Gewichtung: 20,00 Qualitätskriterium – Name: Anforderungserfüllung / Gewichtung: 10,00 Preis – Gewichtung: 30,00 II.2.6) Geschätzter Wert Wert ohne MwSt.: 2 800 000.00 EUR II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Beginn: 08/04/2024 Ende: 09/04/2024 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Die Laufzeit ist abhängig von einem abzustimmenden Termin- & Leistungsplan zur Herbeiführung des endgültig betriebsbereiten Produktes. Systemserviceleistungen sind beginnend mit dem Tag nach der Abnahme des Gesamtsystems für min 4 Jahren (Mindestvertragsdauer) zu erbringen. Es handelt sich bei dem genannten Beginn & Ende der Vertragslaufzeit um eine symbolische Laufzeit. II.2.9) Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Anzahl der Bewerber: 3 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Anzahl der Bewerber, die von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist gem. §§ 17 Abs. 4 S. 2, 51 VgV auf höchstens drei (3) Wirtschaftsteilnehmer begrenzt. Sind mehr als drei (3) Bewerber vorhanden, die entsprechend den in den Abschnitten III.1.1), III.1.2) und III.1.3) der o.g. EU-Bekanntmachung genannten Eignungskriterien geeignet sind (d.h. die die festgelegten objektiven Kriterien erfüllen und damit über die entsprechende berufliche Befähigung verfügen sowie wirtschaftlich und finanziell sowie technisch und beruflich leistungsfähig sind) und bzgl. welcher kein Ausschluss nach §§ 123, 124 GWB oder nach § 19 Abs. 1 MiLoG oder der Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 erfolgt, werden aus dem Bewerberkreis drei (3) Bewerber von der Vergabestelle ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sind nicht mehr als drei (3) Bewerber vorhanden, die die o.g. Anforderungen erfüllen, erfolgt keine Begrenzung der Zahl der Bewerber. Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand folgender gem. § 51 Abs. 1 S. 2 VgV objektiver und nicht diskriminierender Anforderungen in den Auswahlkriterien Nr. 1 bis Nr. 4. Die von den Bewerbern je Auswahlkriterium erreichten Punkte werden je Bewerber zu einer Gesamtpunktzahl addiert, insgesamt sind maximal 84 Punkte erreichbar. Anhand der erreichten Gesamtpunktzahlen wird eine Rangfolge der Bewerber erstellt. Die drei (3) bestplatzierten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei möglichem Punktgleichstand auf dem letzten Rang entscheidet bei mehr als drei (3) Bewerbern die Komplexität (Anzahl der umgesetzten Leistungskataloge über alle Referenzaufträge) der jeweils drei zur Wertung herangezogenen Referenzaufträge). Ist auch diese Anzahl zwischen den Bewerbern auf dem letzten Rang gleich, so entscheidet das Los (vgl. OLG Hamburg, Beschluss vom 20.03.2020 – 1 Verg 1/19). Es werden nicht mehr als drei (3) Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die eingereichten Referenzen werden mit einem Punktesystem bewertet. Für den Fall, dass mehr als 3 Referenzen benannt werden, werden nur die drei punktbesten Referenzen in die Gesamtwertung einbezogen. Insgesamt kann je Referenz eine Maximalpunktzahl i.H.v. 28 Punkten: • max. 10 Punkte im Kriterium Komplexität, • max. 10 Punkte im Kriterium Leistungsumfang, • max. 5 Punkte im Kriterium Auftraggeber und • max. 3 Punkte im Kriterium Projektstatus) erreicht werden. Insgesamt sind somit maximal 84 (3 x 28) Punkte erreichbar. Die Referenzen werden im Einzelnen nach folgenden Maßgaben bewertet: Auswahlkriterium Nr. 1 – Komplexität des Referenzprojekts Komplexität als Umfang der Leistungskataloge gemäß GEFMA 444, Version2020, die in einem Referenzprojekt umgesetzt wurden: • Basiskatalog • Flächenmanagement • Instandhaltungsmanagement • Inventarmanagement • Reinigungsmanagement • Raum und Assetreservierung • Schließanlagenmanagement • Umzugsmanagement • Vermieterungsmanagment • Energiecontrolling • Sicherheit und Arbeitsschutz • Umweltschutzmanagment • Help- und Service-Desk • Budgetmanagment und Kostenverfolgung • BIM-Datenverarbeitung • Vertragsmanagement • Workplace Management Es gibt jeweils 2 Punkte pro GEFMA-Katalog, maximal 10 Punkte insgesamt. Auswahlkriterium Nr. 2 – Leistungsumfang Leistungsumfang als Summe der enthaltenen Teilleistungen: • Customizing: 0 bzw. 3 Punkte -Customizing des Systems bis zur Produktivsetzung durch den Bewerber bzw. durch die Bewerbergemeinschaft: o alle Anpassungen durch Customizing durchgeführt: 3 Punkte; o teilweise Anpassungen durch Programmierung =1 Punkte; o keine Anpassungen vorgenommen: 0 Punkte • Schnittstellen: 0 bis 4 Punkte – jeweils ein Punkt für die Ausprägung von o SAP- Web-Schnittstelle, o REST-Schnittstelle, o Datenexporte aus SAP nach CAFM, o Datenimporte aus CAFM nach SAP • Migration: 0 bis 2 Punkte – jeweils ein Punkt für Migration von Daten aus strukturierten Datensätzen (z.B. CSV), Migration aus Fachsystem (z.B. SAP, Morada oder anderen CAFM-Systemen) • Schulung: 1 Punkt – Durchführung von Schulungen mit eigenem Personal des Referenzauftragnehmers / eines Unterauftragnehmers für Fachanwender und Admistratoren Auswahlkriterium Nr. 3 – Auftraggeber eines Referenzprojekts • öffentliche Auftraggeber (i.S.v. § 99 GWB): 5 Punkte • nicht öffentliche Auftraggeber: 1 Punkt Auswahlkriterium Nr. 4 – Status eines Referenzprojekts • laufend: 1 Punkt • abgeschlossen (in Produktivbetrieb übergegangen): 3 Punkte II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11) Angaben zu Optionen Optionen: nein II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14) Zusätzliche Angaben