II.1.4) Kurze Beschreibung: Im Rahmen der Kommunikation zur Stadtmarke Berlin sowie angelehnten Projekten sollen durch Event-Marketing Menschen von Berlin und seinen mannigfaltigen Facetten begeistert werden, Plattformen für Informationsaustausch und Netzwerkmöglichkeiten für Unternehmen auf Entscheider Ebene geschaffen werden. II.1.5) Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt.: 6 000 000.00 EUR II.1.6) Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2) Beschreibung II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s) 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen 79342000 Marketing II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code: DE300 Berlin Hauptort der Ausführung: Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH Fasanenstr. 85 10623 Berlin II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: – Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art (live, digital, hybrid) regional, national und international, inkl. Technischer Projektleitung – Technische Planung und Umsetzung von Veranstaltungsformaten regional, national und international (inkl. Projektleitung), dazugehörige Erstellung von Produktions- und Lieferplänen inklusive Erfassung von Logistikvorgängen Dritter (z.B. Anlieferungstermine) – sämtliche Vorplanungen, notwendige Meetings, Absprachen mit Auftraggeberin und externen Partnern, – Absprachen, Briefing und Koordination aller Gewerke, die für die Veranstaltung beauftragt sind – Genehmigungsverfahren (z.B. Bauaufsicht, Straßenverkehrsbehörde, Umweltamt, Tiefbauamt, Polizei, Feuerwehr) – Einkauf / Miete von Veranstaltungsmaterialien wie beispielsweise Möblierung, Geschirr, Veranstaltungstechnik, Zelte, Foodtrucks, Raummiete sowie aller notwendigen Lizenzen -Buchung von Veranstaltungslocations – Sonderanfertigungen im Rahmen des technischen Aufbaus oder von (interaktiven) Aktionen für die Gäste, beispielsweise Messebauten, Bühnenrückwände, Logos im 3D-Effekt, Branding von Spezialbauten (Tribünen, Treppen o. ä.), Bühnenbau – Recherche und Beauftragung Catering in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit – Recherche und Buchung von Personal, bspw. Hostessen, Messebauern, Veranstaltungsfotografen, Einlass-Helfer, Security, Platzanweiser, und weiterer Dienstleister – Recherche und Buchung von Künstlern in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, z.B. Musiker, Bildende Künstler, Performance Artists, Graphic Recording Artists, etc. – Abschließen von entsprechenden Versicherungen – Miete, Produktion oder Beauftragung von Exponaten (Exponate für Events; Kosten für bspw. Miete und Reisekosten) – Einladungs- und Einlassmanagement – Notwendige logistische Maßnahmen zur Realisierung der Veranstaltungen – Vorort-Besichtigungen, Grundriss- / Standplanung, Beschilderungen – Bedarfsermittlung Strom, Wasser und sonstige technische Ausstattung und Koordination / Beschaffung – Programmierung/Anpassung von entsprechenden digitalen Tools zur Datenabfrage und logistischer Vorbereitung der Veranstaltung (z.B. Online-Service-Portal Berliner Hoffest) – Lizenzkosten für etwaige Webseiten-Dienste, die im Rahmen einer Veranstaltungsabwicklung in Anspruch genommen werden. – Bei Bedarf Erstellen von Konzepten z.B. Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, Vorkehrungen bei Pandemie o.ä. – Die vorgenannten Leistungen sind nicht abschließend benannt, da diese auf Basis der aktuellen Rahmenbedingungen definiert sind. Unvorhersehbare Entwicklungen (technische Weiterentwicklungen, äußere Umstände wie Pandemie etc.) können Anpassungen der Leistungen erfordern. Diese Anpassungen können nur so weit vorgenommen und abgerufen werden, sofern sie in einem engen Sachzusammenhang mit den bereits beschriebenen Leistungsteilen stehen. – Vor jeglicher Beauftragung, der genannten Leistungen hat der Dienstleister der Auftraggeberin ein Angebot vorzulegen und die Zustimmung zur Beauftragung/Abruf der Leistungen einzuholen. II.2.5) Zuschlagskriterien Die nachstehenden Kriterien Qualitätskriterium – Name: Qualität Arbeitsprobe / Gewichtung: 50 Preis – Gewichtung: 50 II.2.6) Geschätzter Wert Wert ohne MwSt.: 6 000 000.00 EUR II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Laufzeit in Monaten: 48 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Es wird beabsichtigt, einen Vertrag für nachfolgenden Zeitraum abzuschließen: – Vertragsbeginn: 01.02.2024 (voraussichtlich) – Vertragsende: 31.01.2025 Die Vertragslaufzeit beginnt voraussichtlich am 01.02.2024, und beläuft sich dann auf einen festen Zeitraum von 12 Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch dreimalig um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens: A) zum 31.01.2028 oder B) nach Erreichen der budgetären maximalen Obergrenze i.H.v. 6.000.000,00 Euro (netto) insgesamt. Wichtiger Hinweis: Die angegebenen Fristen verlängern sich bei verfahrensbedingten Verzögerungen entsprechend. II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11) Angaben zu Optionen Optionen: nein II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14) Zusätzliche Angaben