Leistungsbeschreibung Für die Standortverlagerung des Gemäldebestands des Stadt- und Bergbaumuseums Freiberg sind Standortplanungs- und Umzugsleistungen, im 2. Quartal 2024, zu den nachfolgend näher

in Freiberg

Leistungsbeschreibung Für die Standortverlagerung des Gemäldebestands des Stadt- und Bergbaumuseums Freiberg sind Standortplanungs- und Umzugsleistungen, im 2. Quartal 2024, zu den nachfolgend näher

in Freiberg

Sonstige Dienstleistungen | Umzugsdienstleistungen

Ort der Ausführung:

Datum der Vergabe:

18.03.2024

Auftraggeber:

Öffentlicher Auftraggeber
Stadtverwaltung Freiberg
Obermarkt 24
09599
Freiberg

Auftragnehmer:

Hasenkamp Internationale Transporte GmbH
Hans-Grundig-Straße 28
01307
Dresden

Auftragssumme:

24.157 EUR

Vergabenummer:

VKM-02/2024-SG SBM

Vergabeverfahren:

Offenes Verfahren (VOL/A)

Angebote:

2
d) Art und Umfang der Leistung: Leistungsbeschreibung Für die Standortverlagerung des Gemäldebestands des Stadt- und Bergbaumuseums Freiberg sind Standortplanungs- und Umzugsleistungen, im 2. Quartal 2024, zu den nachfolgend näher beschriebenen Bedingungen zu erbringen. Das Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg bewahrt Sachzeugen der Stadt- und der Kulturgeschichte, insbesondere des regionalen Bergbaus seit dem Mittelalter. Die Sammlung besitzt eine zum Teil weit überregionale Bedeutung. Zu den Beständen des Museums gehört auch eine umfangreiche Gemäldesammlung, die insbesondere in Bezug auf Alter, Format, Technik und Genre eine große Vielfalt aufweist. Der Hauptsitz des Museums befindet sich Am Dom 1. Als eine Außenstelle unterhält das Museum als einen neuen Depotstandort das Erdgeschoss des Ergänzungsbaus am Herderhaus (Herderstr. 2) in Freiberg. Dort wird zukünftig auch der Gemäldebestand aufbewahrt, untergebracht an modernen Gitterzugwänden. Im April 2024 soll die Umlagerung des Gemäldebestands aus dem Museumshauptsitz in das neue Depot durchgeführt werden. Jedem Gemälde muss bis zu diesem Zeitpunkt ein Platz am Gitterwandsystem zugewiesen worden sein. 1. Allgemeines Die Ausschreibung richtet sich insbesondere an Kunstspeditionen. Bei dem zu transportierenden Umzugsgut handelt es sich von Natur aus um besonders sensible und aufgrund ihres Alters und Zustandes um z.T. äußerst fragile Kunstwerke, die eine professionelle Handhabung durch erfahrenes und geschultes Personal erfordern. Die räumlichen Gegebenheiten am Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg, wo die Gemälde aus einer gedrängten Lagerung unter beengten Raumverhältnissen entnommen und händisch über eine steile verwinkelte Treppe gebracht werden müssen, stellen in diesem Zusammenhang höchste Anforderungen an die Ausführenden. Von den Bietern sind Referenzen aus mindestens zwei vergleichbaren Projekten mit Museen oder vergleichbaren Einrichtungen aus den letzten fünf Jahren zu erbringen. Es ist wünschenswert, dass die zum Einsatz kommenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers an der Durchführung der vorgelegten Referenzprojekte direkt beteiligt waren. Darüber hinaus wird ein routiniertes Zusammenwirken beim gemeinsamen Bewegen, Verpacken und Transportieren von Gemälden vom eingesetzten Personal erwartet (s. 5.2 Personaleinsatz). 2. Leistungsort Die Standortplanungsleistung (Hängeplan) erfolgt ortsunabhängig anhand einer vom Stadt- und Bergbaumuseum zur Verfügung gestellten Liste mit Maßangaben sowie den unten formulierten Hänge-Anforderungen und Gitterwandspezifikationen. Die Umzugsleistung findet am Hauptgebäude des Museums, Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg, Am Dom 1 09599 Freiberg, und am neuen Depotstandort, Herderstraße 2 (Ergänzungsbau), 09599 Freiberg, statt. Die Bekanntgabe genauerer Voraussetzungen dieser Standorte und des Gemäldebestandes erfolgt auf Anfrage. Darüber hinaus wird empfohlen, einen Ortstermin wahrzunehmen, um die verfügbaren Verlade- und Transportwege sowie die örtlichen Gegebenheiten der beiden Standtorte zu besichtigen. Ein Ortstermin erfolgt nach Absprache und soll möglichst im Zeitraum vom 07.02.2024 bis 16.02.2024 wahrgenommen werden. Hierzu vereinbaren Sie bitte einen Termin mit dem Verantwortlichen für die Sammlung im Sachgebiet Stadt- und Bergbaumuseum, Herrn Klemm (Tel. 03731/ 202 514, karl_klemm@freiberg.de). Nachforderungen aufgrund unzureichender Kenntnis der örtlichen Gegebenheiten sind unzulässig. Anfallende Kosten für die Ortsbesichtigung werden den Bietern nicht erstattet. Über die im Rahmen des Ortstermins gewonnenen Erkenntnisse zu den Standorten und Sammlungsobjekten ist der Bieter zur Verschwiegenheit verpflichtet. 3. Leistungszeitraum Die Leistungen sind im Zeitraum März 2024 bis Mitte Mai 2024 zu erbringen. Standortplanungsleistung (Hängeplan) ab Zuschlagserteilung (voraussichtlich: 18.03.2024), veranschlagt 2,5 Wochen Umzugsleistung vier Wochen nach Zuschlagserteilung (geplant 15.04.2024), veranschlagt 2 Wochen Die Erbringung der Umzugsleistung kann ausschließlich Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr erfolgen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es zu Terminverschiebungen kommen kann. Sollten sich die Termine ganz oder teilweise aus bautechnischen und/oder organisatorischen Gründen ändern, wird der Auftragnehmer unverzüglich durch den Auftraggeber informiert. Die Feinterminierung erfolgt nach Zuschlagserteilung in Absprache zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. 4. Standortplanung Die Standortplanung umfasst die Erstellung eines Hängeplanes als Vorlage für die Positionierung der Gemälde an den Gitterzugwänden im Zuge des Umzuges ins neue Depot. Grundlage ist eine Gemälde-Liste im Excel-Format. Sie wird nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt und enthält die nötigen Angaben der Rahmenmaße jedes der ca. 550 Gemälde, für die Plätze an den Gitterwänden vorgehalten werden muss. Die Anzahl der zu planenden Hängeplätze ist größer als die, der in Position 2 tatsächlich umzusetzenden Gemälde. Zur Identifikation der Gemälde dient die jeweilige Inventarnummer im Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg. Folgende Anforderungen an den Hängeplan / Hängeanforderungen sind erforderlich: o Die in der Gemäldeliste und in dieser Ausschreibung angegebene Höhe gibt die Ausdehnung in vertikaler Richtung, die Breite diejenige in seitlich-horizontaler Richtung an. Diese Format-Ausrichtung ist bindend. o Großformate sind an den Gitterwänden prinzipiell unten anzuordnen. o Die Tiefe der an zwei gegenüberliegenden Gitterwänden anzuordnenden Gemälderahmen ist zu beachten! Die Gitterwände müssen sich aneinander vorbei bewegen können, ohne dass es zu einer Kollision von besonders tiefen Gemälden kommt. o Eine thematische oder chronologische Anordnung ist nicht vorgesehen. o Ziel ist vielmehr eine möglichst enge Hängung der Gemälde bzw. gute Flächenausnutzung der zur Verfügung stehenden Gitterwände. Jedoch ist zur Handhabung der Objekte zwingend ein mindestens 8 cm breiter bzw. hoher Streifen zwischen den Gemälden freizuhalten. Dabei sind durch das vorhandene Gitterwandsystem folgende Spezifikationen vorgegeben und bei der Erstellung des Hängeplans zu berücksichtigen: o Zur Verfügung stehen 26 Gitterwände, jeweils in der Abmessung HxB: 3,15 m mal 3,85 m. Die hier angegebenen Maße entsprechen den tatsächlich nutzbaren Abmessungen. o Die Maschenweite an den Gitterwänden beträgt HxB: 5 cm mal 8 cm. o Der Abstand zwischen den einzelnen Wänden beträgt 30 cm. Die Summe der (Rahmen-)Tiefen zweier gegenüberliegender bzw. sich aneinander vorbei bewegender Gemälde darf 28 cm nicht übersteigen! Die Erbringung der Leistung erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber. Insbesondere hier noch nicht berücksichtigte Aspekte oder Abwägungen, die dem Auftragnehmer im Vorfeld oder während der Erstellung des Hängeplans auffallen, sind mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem zu bestätigen. Der Hängeplan ist dem Auftraggeber digital in Form einer Liste oder Tabelle und in Form von Grafiken bis spätestens 16 Tage nach Zuschlagserteilung zu übergeben. Die Liste/Tabelle muss sich in einem gängigen Programm der Microsoft Office-Suite öffnen und bearbeiten lassen und soll geordnet nach den Gittern 1 bis 26 die Inventarnummern der daran zu platzierenden Gemälde listen. Die Grafiken sollen als gängige Bild- oder Grafikdateien (z.B. JPG oder PDF) ausgeführt werden, die gitterweise eine schematische Übersicht über die Positionierung der Gemälde pro Gitterwand bieten. Dazu soll jeweils eine der Gitterwand verhältnismäßige Fläche mit den entsprechenden Rahmen-/Gemäldeumrissen belegt werden. Diese müssen wiederum mit den Inventarnummern der jeweiligen Gemälde bezeichnet sein. 5. Umzug Der Umzug umfasst die Verbringung des Gemäldebestands. Es handelt sich um besonders sensibles und schutzwürdiges Transportgut, das höchste Sorgfalt beim Umzug verlangt, sodass Beschädigungen ausgeschlossen sind. Es werden Objekte mit Einzelwerten von bis zu 50.000,- Euro verlagert! Für den Transport der ca. 500 Objekte sind zwei Wochen mit 10 Arbeitstagen (jeweils Montag bis Freitag, 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr) vorgesehen. Das Umzugsgut befindet sich aktuell im Hauptgebäude des Museums, Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg, Am Dom 1 09599 Freiberg, und ist von dort zum neuen Depotstandort, dem Zielort, Herderstraße 2 (Ergänzungsbau), 09599 Freiberg, zu transportieren. Alle Gemälde sind vom Auftragnehmer zunächst über das enge Treppenhaus vom 3. OG ins 2. OG zu transportieren. Dort lässt sich insbesondere für Mittel- und Großformate eine Packstraße einrichten. Erst ab dieser Ebene ist der vorhandene Lastenaufzug für den Umzug bis ins EG nutzbar! Von dort kann ebenerdig ins Freie transportiert werden. Der Zugang zum Hauptgebäude ist nicht ebenerdig, aber über eine für den Transport geeignete Rampe im Außenbereich möglich. Die Rampe ist nicht per Kfz/Lkw befahrbar. Alternativ steht eine Freitreppe für den Zugang zur Verfügung, die ggf. mittels Ladebordwand überbrückt werden kann. Am Gebäude ist außenseitig keine Überdachung vorhanden. Am Zielort ist der Ergänzungsbau über den Innenhof des Komplexes ,,Herderhaur?? zu erreichen. Die Zufahrt zum Innenhof befindet sich gegenüber der Heubnerstraße 16 (!) Ggf. ist vom Auftragnehmer rechtzeitig eine verkehrsrechtliche Anordnung für Halteverbote an der Heubnerstraße während des Umzuges bei der Straßenverkehrsbehörde zu beantragen. Die maximal zulässige Achslast der Transportfahrzeuge darf im Innenhof des Komplexes ,,Herderhaur?? 10 Tonnen nicht überschreiten. Eine ebenerdige, teilüberdachte Anlieferungszone ist vorhanden. Im Innenhof ist zum Entladen keine weitere verkehrsrechtliche Anordnung nötig. Durch mobile Überdachung zwischen den Zu-/ bzw. Ausgängen der Gebäude und dem Transportfahrzeug oder durch andere geeignete Maßnahmen hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass das Transportgut nicht mit Feuchte in Berührung kommt. Bei weniger starken Niederschlägen soll der Umzug so fortgesetzt werden können. Der Auftraggeber behält sich vor, die Maßnahme witterungsbedingt zu unterbrechen bzw. abzubrechen. Die Erbringung der Leistung erfolgt unter Anleitung und Aufsicht der Mitarbeiter des Stadt- und Bergbaumuseums. Die Übernahme des Umzugsgutes erfolgt einzeln und unverpackt im 3. OG des Hauptgebäudes. Die Objekte werden dabei vom Auftraggeber konservatorisch-restauratorisch geprüft und registriert. Die Reihenfolge der zu transportierenden Gemälde richtet sich in erster Linie nach den Gegebenheiten der aktuellen Aufbewahrungssituation, jedoch wird angestrebt, Gemälde ähnlicher Größe möglichst gestaffelt zu übergeben und eine Durchmischung von Formaten zu vermeiden. Eine detaillierte Absprache zum Entnahmeverfahren erfolgt mit dem Auftragnehmer. Es sind folgende Teilleistungen zu erbringen: o Ggf. Hilfestellung bei der Entnahme der Gemälde aus der gedrängten Lagerung in den Regalen im 3. OG: Dabei muss Gelegenheit für die Schadenskontrolle und Registrierung der Objekte durch das Museumspersonal gewährleistet werden. o Entgegennahme der unverpackten Gemälde von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Museums unter beengten Raumverhältnissen im 3. OG des Hauptgebäudes o Großformate und circa 10 Prozent des Bestandes, der aufgrund von Fragilität, Form oder Beschaffenheit besondere Anforderungen stellt, müssen ggf. bereits im 3. OG einzeln verpackt/gesichert werden. o Sicherer Transport der Gemälde über das steile und verwinkelte Treppenhaus ins 2. OG o Sach- und fachgerechte Verpackung des überwiegenden Bestandes im 2. OG: Dabei ist bei den Gemälden, deren Abmessungen, Rahmenformen und Zustände es zulassen, so zeitig wie praktisch ausführbar eine Verlagerung in geeignete, vom Auftragnehmer bereitzustellende Transportbehälter vorzunehmen; vorzugsweise sind ähnliche Formate in normierten, ggf. rollbaren Behältern, die Stoßsicherung, Objektfixierung und Klima-Schutz gewährleisten, unterzubringen. Großformate und circa 10 Prozent des Bestandes, der aufgrund von Fragilität, Form oder Beschaffenheit besondere Anforderungen stellt, müssen ggf. einzeln verpackt/gesichert werden. Auf eine Separierung untereinander bzw. ein gegenseitiges Abpolstern der Objekte ist in jedem Fall zu achten. o Transport des Umzugsgutes via Lastenaufzug (Zugangsbeschränkung: Breite 101 cm, Höhe 240 cm, Tiefe des Aufzuges: 210 cm) ins EG; wo es das Umzugsgut nicht erlaubt, müssen Einzelobjekte über das Treppenhaus transportiert werden o Überführung zum Fahrzeug (via Außenrampe oder Ladebordwand) o Gewissenhaftes Verladen des Transportgutes in das vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellende Transportfahrzeug, inkl. Polstern und Sichern o Direkte und unverzügliche Überführung an die Einlagerungsstelle am neuen Standort ohne Pausen während der Fahrt. Die Fahrzeuge müssen am Ende eines jeden Arbeitstages komplett entladen und das Sammlungsgut am Zielort im Magazin ggf. noch im Transportbehälter eingelagert sein. o Sorgsames Entladen der Transportbehälter und Einzelobjekte aus dem Fahrzeug am Zielort o Transport in das Zielmagazin (ebenerdig) o Sorgfältiges Entpacken und geordnete Hängung nach Hängeplan im neuen Depot in Zusammenarbeit mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Museums (kompatible Haken in verschiedenen Formaten sind ausreichend vorhanden): Dabei muss dem Museumspersonal Gelegenheit für die Schadenskontrolle und Registrierung der Objekte gewährleistet werden. o Entfernung eventuell genutzter Verpackungen und Entsorgung des Materials durch den Auftragnehmer Denkbar/Angestrebt sind die Entnahme und das Verladen der Gemälde am aktuellen Standort jeweils vormittags, um in der jeweiligen zweiten Tageshälfte den Transport zum Zielstandort und die Hängung der Gemälde im neuen Depot vorzunehmen. Die Feinplanung oder Alternativplanung erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber. 5.1 Verpackung und Transport Bei dem zu verbringenden Sammlungsgut handelt es sich um Kulturgut, das unter besonderem Schutz steht und nachhaltig vor Schäden und Verlust zu schützen ist. Es ist darauf zu achten, dass die Gemälde zu jedem Zeitpunkt des Umzuges vor Vandalismus, Diebstahl, Schäden, Verschmutzung, Nässe, Feuchtigkeit und anderen Einflüssen geschützt sind. Die zum Einsatz kommenden Fahrzeuge müssen diesen Anforderungen entsprechen und insbesondere luftgefedert, klimatisiert und alarmgesichert sein. 5.2 Personaleinsatz Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ausschließlich erfahrenes und fachlich geschultes Personal einzusetzen, welches über ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügt. Das eingesetzte Personal sollte an der Durchführung der vorgelegten Referenzprojekte oder an vergleichbaren Projekten direkt beteiligt gewesen sein. Darüber hinaus sollte sich das Personal durch ein routiniertes Zusammenwirken beim gemeinsamen Bewegen, Verpacken und Transportieren von Gemälden ausweisen. Das eingesetzte Personal ist vom Auftraggeber nach § 1 Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (VerpflG) zur gewissenhaften Erfüllung ihrer Obliegenheiten sowie zu größter Sorgfalt im Umgang mit dem Sammlungsgut in einer Niederschrift zu verpflichten. Des Weiteren hat der Auftragnehmer das eingesetzte Personal zur dauernden Verschwiegenheit nach § 6 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz (SächsDSDG) zu verpflichten. Die Niederschrift der förmlichen Verpflichtung sowie die Abschrift der Verpflichtung nach § 6 SächsDSDG ist dem Auftraggeber bis spätestens sieben Werktage vor Durchführung der Umzugsleistung auszuhändigen. Spätestens sieben Werktage vor Durchführung der Umzugsleistung übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber weiterhin eine Liste aller Mitarbeiter, welche für die Leistungserbringung eingesetzt werden. Diese Liste muss folgende Angaben enthalten: o Name, Vorname o Geburtsdatum Personalwechsel sind zu meiden. Es ist darauf zu achten, dass ein fester Personalbestand die Umzugsleistungen durchführt und die mit der Ausführung der Leistung betrauten Mitarbeiter nur in Ausnahmefällen, wie z.B. Krankheit ersetzt bzw. getauscht werden. Ein entsprechender Tausch ist unverzüglich, in jedem Fall vor Aufnahme der Tätigkeit dem Auftraggeber mitzuteilen. Die Nachweise über die durchgeführte förmliche Verpflichtung nach § 1 VerpflG und die Verpflichtung nach § 6 SächsDSDG sind dem Auftraggeber ebenfalls vor Arbeitsaufnahme des betreffenden Mitarbeiters zu übergeben. Der Auftraggeber stellt den Mitarbeitern des Auftragnehmers Hausausweise aus. Diese sind gut sichtbar zu tragen und erlauben den Zutritt zu den Standorten des Museums. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben eine darüber hinaus einheitliche Arbeitskleidung zu tragen. Alle Mitarbeiter haben ihren Personalausweis mitzuführen. Für die Koordination der Leistungen vor Ort ist mindestens eine entscheidungsbefugte Fachkraft des Auftragnehmers als Ansprechpartner zu benennen, welche während der gesamten Leistungsdauer vor Ort verfügbar ist und die sach- bzw. termingerechte Leistungserbringung sicherstellt. Eine Abwesenheitsvertretung ist zu gewährleisten. Der Ansprechpartner sowie dessen Stellvertreter sind dem Auftraggeber spätestens sieben Werktage vor Beginn der Leistungserbringung mitzuteilen. 5.3 Sorgfaltspflichten Zum nachhaltigen Schutz des Umzugsgutes vor Schäden und Verlusten sichert der Auftragnehmer eine sach- und fachgerechte Behandlung des Umzugsgutes während der gesamten Verlagerung zu. Darüber hinaus weist der Auftragnehmer vor Erbringung der Umzugsleistung gegenüber dem Auftraggeber eine Versicherung für den Transport von Kunstwerken für den gesamten Leistungszeitraum nach. Während der Leistungserbringung festgestellte Sicherheitsmängel sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen. Ebenso verhält es sich bei Schäden, die im Rahmen der Leistungserbringung am Umzugsgut oder den zu räumenden und neu zu beziehenden Räumlichkeiten entstehen. Die Räumlichkeiten und Transportwege sind durch geeignete Maßnahmen gegen Beschädigung zu schützen. Die Schutzmaterialien sind nach Abschluss des Umzugs rückstandsfrei zu entfernen und vom Auftragnehmer zu entsorgen. Alle sicherheits- und brandschutztechnischen Voraussetzungen müssen durch den Auftragnehmer erfüllt sein. Er verpflichtet sich zur Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaft und hat für ausreichende Sicherheitsvorkehrungen zu sorgen. Es herrscht ein absolutes Alkohol- sowie Rauchverbot während der Arbeitszeit. Auf dem Innenhof des Gebäudekomplexes Herderhaus herrscht Rauchverbot. Das Einnehmen von Getränken und Speisen erfolgt nur außerhalb der Museumsmagazine in dafür vorgesehenen Bereichen und darf Sammlungsgut nicht gefährden. Der Umgang mit offenem Feuer und Wasser ist in Magazinen verboten. Der Auftragnehmer wird seine Mitarbeiter entsprechend unterrichten und die Einhaltung kontrollieren. Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm an Sammlungsgut, Inventar und Gebäuden verursachten Schäden, die im Rahmen der Leistungserfüllung entstanden sind. Der Transport erfolgt auf Gefahr des Auftragnehmers.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg; Straße, Hausnummer: Am Dom 1; Postleitzahl: 09599; Ort: Freiberg; Land: Deutschland

Kommentar:

keine Angabe

Teilnahmeart:

keine Angabe

Teilnahmefrist:

keine Angabe

Angebotsabgabe:

26.02.2024 00:00

Angebotseröffnung:

keine Angabe

Bindefrist:

30.04.2024

Ausführungsbeginn:

18.03.2024

Ausführungsende:

17.05.2024

Bemerkung:

keine Angabe